Outsourcing – co to je, jak funguje a proč je klíčem k úspěchu v podnikání

Pojem outsourcing se v posledních desetiletích stal neodmyslitelnou součástí moderního podnikání. Mnoho společností po celém světě využívá outsourcing jako strategický nástroj k dosažení lepší efektivity, snižování nákladů a soustředění se na svou hlavní obchodní činnost. Co to je vlastně outsourcing a proč je tak důležitý pro úspěšné fungování firem?

Outsourcing je mocný nástroj, který firmám nabízí široké možnosti zlepšení jejich fungování. Správně zvolený a implementovaný outsourcing může být klíčem k dlouhodobému úspěchu, zároveň však vyžaduje pečlivé plánování a strategii.

Outsourcing může být pro firmy významným nástrojem pro zlepšení výkonu a konkurenceschopnosti. Nejprve je však potřeba důkladně zanalyzovat potřeby a vybrat si spolehlivého partnera.

Co je outsourcing a k čemu se využívá?

Outsourcing, česky „využívání externích zdrojů“, představuje proces, při kterém společnost svěří část svých činností externímu dodavateli. Jedná se o strategické rozhodnutí, jehož cílem je zvýšit efektivitu, snížit náklady a získat přístup ke specializovaným znalostem.

Lze jej rozdělit hned do několika kategorií:

• Business Process Outsourcing (BPO) – přenechání určitých obchodních procesů, jako jsou účetnictví, personalistika nebo zákaznická podpora

• IT Outsourcing – přenechání správy IT infrastruktury, vývoje softwaru nebo podpory informačních systémů externím partnerům

• Outsourcing do zahraničí (offshoring) – spolupráce s partnery v jiných zemích, obvykle s cílem snižování nákladů na pracovní sílu

• Nearshoring – spolupráce s partnery v geograficky blízkých oblastech

• Onshoring – spolupráce s partnery ve stejné zemi

Outsourcing jako takový vznikl jakožto reakce na potřebu firem zaměřit se na klíčové obchodní oblasti a využívat externí zdroje tam, kde to dává ekonomický smysl. Například IT outsourcing – jedna z nejrozšířenějších forem outsourcingu – zahrnuje předání správy informačních technologií odborným společnostem, což umožňuje firmám zaměřit se na své hlavní činnosti.

Proč se firmy rozhodují pro outsourcing? Nejčastěji se outsourcing využívá ke snížení nákladů, a naopak ke zvýšení efektivity a flexibility. Externí dodavatelé často nabízejí služby za nižší cenu, než by stálo zajištění těchto činností vlastními silami. Specializované firmy se navíc zaměřují na konkrétní oblast a jsou schopny poskytovat služby rychleji a kvalitněji.

S externím dodavatelem mohou firmy snadněji reagovat na změny trhu a přizpůsobovat se novým požadavkům. Přenechání rutinních nebo podpůrných úkolů externím dodavatelům navíc umožňuje zaměřit se na strategické oblasti podnikání.

Způsobů, jakými lze outsourcing realizovat, je hned několik. Každý z nich má své specifické výhody a nevýhody. Mezi tři nejčastější modely patří on-shore, off-shore a near-shore outsourcing.

On-shore outsourcing znamená, že firma nakupuje služby od dodavatele, který sídlí ve stejné zemi jako zadavatel. Oproti tomu off-shore outsourcing znamená, že firma nakupuje služby od dodavatele, který sídlí v jiné zemi, často s výrazně odlišným časovým pásmem.

Near-shore outsourcing je pak termín pro nakupování služeb od dodavatele, který sídlí v sousední zemi nebo v regionu s podobným časovým pásmem.

Outsourcing ve své knize Čtyřhodinový pracovní týden propaguje i kouč Tim Ferriss.

IT outsourcing – čemu se věnuje?

Jednou z nejčastějších oblastí, kde se firmy rozhodují pro outsourcing, je IT, tedy informační technologie. Firmy se často poohlíží po IT outsourcingu, aby získaly přístup k moderním technologiím, snižovaly náklady nebo získaly odborníky, které by jinak bylo složité najmout.

Čemu se IT outsourcing výhradně věnuje?

• správa a údržba IT infrastruktury
• vývoj softwaru na zakázku
• zabezpečení dat a ochrana proti kybernetickým hrozbám
• cloudové řešení a hosting
• helpdesk a technická podpora

Výhody přináší IT outsourcing zejména menším a středním podnikům, které nemají vlastní IT oddělení nebo chtějí optimalizovat své IT náklady.

Outsourcing v praxi – kdo a kdy jej využívá?

Outsourcing využívají firmy všech velikostí, od malých startupů až po nadnárodní korporace. Nejčasteji se pro něj rozhodují malé a střední podniky, start-upy či velké korporace.

Malé a střední podniky mnohdy nemají dostatečné zdroje na budování vlastních týmů pro všechny potřebné činnosti. Outsourcing jim tak umožňuje získat přístup ke specializovaným službám bez nutnosti vysokých počátečních investic.

Nově vznikající společnosti často outsourcují IT služby nebo marketing, aby se mohly soustředit na svůj hlavní produkt, případně jej využívají k tomu, aby mohly rychleji růst a uvést své produkty na trh.

Společnosti jako Google nebo Microsoft využívají outsourcing pro účely vývoje softwaru nebo testování produktů v různých regionech světa. Banky často outsourcují zpracování transakcí nebo údržbu svých IT systémů.

Outsourcing může být vhodným řešením v mnoha situacích. Může tak například vyřešit nedostatek odborných znalostí – pokud firma nemá ve svých řadách potřebné odborníky, může si jejich služby zakoupit externě. Při sezónních výkyvech v objemu práce může být navíc outsourcing efektivnějším řešením než nábor nových zaměstnanců.

Kromě toho může outsourcing také pomoci snížit náklady na mzdy, benefity, software, hardware a další provozní výdaje a umožnit firmám soustředit se na hlavní strategické cíle.

Outsourcing je také skvělou příležitostí pro copywritery, kteří mohou psát články externě odkudkoliv, a to i pro zahraniční weby. V případě nedostatku copywriterů či financí lze zvážit investování do umělé inteligence.

Jak vybrat nejlepší outsourcing?

Výběr správného dodavatele pro outsourcing je klíčový pro úspěch celého outsourcingu. Nejdříve je potřeba jasně si stanovit, jaké služby chce firma outsourcovat a jaké jsou její konkrétní požadavky na kvalitu, dodací lhůty a cenu.

Firma by měla shromáždit co nejvíce informací o potenciálních dodavatelích, prozkoumat jejich webové stránky, reference, zkušenosti a specializace. Důležité je také porovnat nabídky různých dodavatelů. Je dobré se nezaměřit pouze na cenu a zvážit i kvalitu, flexibilitu a dlouhodobou spolupráci.

Nejčastější chyby při výběru outsourcingu:

• nedostatečná příprava
• výběr nejlevnějšího dodavatele
• nedostatečná komunikace
• nedostatek kontroly
• nedostatečná flexibilita

Pomoci se správným výběrem mohou také reference od stávajících nebo bývalých klientů dodavatele – ti mohou zodpovědět například otázku spokojenosti se službami, dodržování termínů a řešení problémů. Výběr může výrazně usnadnit i subjektivní zhodnocení na základě komunikace – jak dobře dodavatel komunikuje a jak rychle reaguje na dotazy. Dobrá komunikace je základem úspěšné spolupráce.

Pokud je to možné, může být dobrým řešením fyzická schůzka s dodavatelem a seznámení se s jeho týmem a procesy. Před podepsáním smlouvy je především potřeba pečlivě si přečíst podmínky smlouvy a ujistit se, že jasně definuje všechny aspekty spolupráce, včetně odpovědnosti, ukončení smlouvy a případných sankcí.

Kdo nabízí outsourcing?

Outsourcing je dnes běžnou praxí ve světe podnikání. Na trhu existuje velké množství společností, které nabízejí různé typy outsourcingových služeb, ať už jde o IT outsourcing nebo zákaznický servis. Výběr vhodného dodavatele závisí na konkrétních potřebách firmy.

Specializované outsourcingové společnosti:

• IT outsourcing – T-Mobile, Atos, Accenture, IBM
• HR outsourcing – Randstad, ManpowerGroup, Adecco
• finanční outsourcing – PwC, KPMG, EY
• marketingový outsourcing – Ogilvy, WPP, Dentsu
• zákaznický servis – Teleperformance, Sitel

Dále je pak řeč o konzultačních firmách jako McKinsey & Company, Boston Consulting Group či Deloitte, a regionálních a lokálních společnostech. Mnoho menších a středně velkých firem se specializuje na určitý typ outsourcingu v konkrétním regionu.

Outsourcing – výhody a nevýhody

Outsourcing umožňuje firmám snížit fixní náklady na zaměstnance a infrastrukturu. Firmy mohou navíc využít outsourcing k rychlejšímu zavádění inovací a lépe se soustředit na hlavní obchodní cíle.

I outsourcing se však skládá z výhod a nevýhod, a ne vždy může firmě pomoci, aniž by se během spolupráce nevyskytl jediný problém. Hlavní nevýhodou outsourcingu je závislost na externích poskytovatelích, kvůli níž mohou být firmy zranitelnější v případě selhání ze strany dodavatele.

Výhody	Nevýhody
Snížení provozních nákladů	Závislost na externích poskytovatelích
Přístup k odborným znalostem	Komunikační problémy
Zlepšení konkurenceschopnosti	Bezpečnostní rizika
Soustředění se na klíčové oblasti podnikání	Kontrola kvality

V případě outsourcingu některých činností může firma ztratit určitou kontrolu nad procesy a výsledky. Pokud navíc firma využívá outsourcing na klíčové činnosti, může přijít o cenné know-how.

Negativně ovlivnit firmu může i nízká kvalita služeb dodavatele. Je tedy vždy potřeba dbát na pečlivý výběr vhodného dodavatele a zbytečně nešetřit na kvalitě na úkor lákavé ceny. Pokud se firma rozhodne využít outsourcing na citlivá data, musí se prvně ujistit, že dodavatel zajišťuje jejich dostatečnou ochranu.

Outsourcing může být pro firmy velkým přínosem, vyžaduje však pečlivou přípravu a výběr vhodného partnera. Pokud firma zváží všechna pro a proti a vybere si spolehlivého dodavatele, může dosáhnout významného zlepšení v oblasti efektivity, kvality i nákladů.